Der offizielle Brief Regeln zu Formalitäten, Formaten und Floskeln
Einen offiziellen Brief schreiben Sie zum Beispiel, wenn sie eine Anfrage, ein Anliegen oder eine Reklamation haben. Aber auch wenn Sie oder Ihre Kinder sich um ein Praktikum oder einen Job bewerben, kommt dieses Format zum Zug.
Ein paar Tipps
- Bei einem offiziellen Brief sollte nichts vom Inhalt ablenken. Verwenden Sie einen weissen DIN A4-Briefbogen. Auf kreative Gestaltung sollten Sie im Gegensatz zum privaten Brief gänzlich verzichten.
- Schreiben Sie Briefe an ein Unternehmen oder eine Behörde mit einem Computer. Verwenden Sie eine der gängigen Schriftarten wie Arial oder Times New Roman, Schriftgrösse 10 bis 12 Punkt.
- Der offizielle Brief sollte handschriftlich unterschrieben sein. Achten Sie auf eine sachliche, korrekte Wortwahl sowie auf einen korrekten Satzbau und die Rechtschreibung. Verzichten Sie auf umgangssprachliche Redewendungen, wie sie unter Freunden benutzt werden.
- Gefühle, persönliche Mitteilungen oder ausschweifende Beschreibungen gehören nicht in einen offiziellen Brief.
Das Motivationsschreiben als Beispiel eines offiziellen Briefes
Da ist sie: die Stelle, in der Sie sich verwirklichen können. Sie sehen Sinn in den spannenden Aufgaben, können sich Ihre Zeit so einteilen, dass Ihnen genügend Raum für Ihre Hobbys bleibt und erreichen den Arbeitsort bequem per Velo. Kurz: Sie haben Ihren Traumjob gefunden. Mit einem attraktiven Bewerbungsschreiben stechen Sie heraus und erhöhen Ihre Chancen, zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Aber wie bauen Sie ein solches Schreiben auf? Unsere Tipps helfen Ihnen dabei.
| Anrede | Die Anrede in einem Motivationsschreiben ist in jedem Fall formell (auch dann, wenn Sie schon mit einer verantwortlichen Person Kontakt hatten): Falls Sie im Inserat eine Kontaktperson finden, adressieren Sie diese direkt: «Sehr geehrte/r Frau / Herr Muster». Ansonsten: «Sehr geehrte Damen und Herren». Nach der Anrede setzt man in der Schweiz – im Gegensatz zu Deutschland – kein Komma. |
|---|---|
| Die Stelle | Gehen Sie im ersten Abschnitt auf die Stelle ein: Was genau interessiert Sie daran? Weshalb hat die Stelle Ihr Interesse auf sich gezogen? Was erwarten Sie von den Aufgaben? |
| Sie selbst | Gehen Sie im zweiten Abschnitt auf sich ein: Was bringen Sie mit? Achten Sie darauf, nicht Ihren Lebenslauf zusammenzufassen. Zeigen Sie stattdessen auf, was Sie in Ihrer Ausbildung und Ihren bisherigen Jobs gelernt haben und setzen Sie Ihre Kenntnisse und Kompetenzen in Bezug zum gewünschten Stellenprofil. |
| Was verbindet Sie mit dem Arbeitgeber? | Suchen Sie im dritten Abschnitt nach Gemeinsamkeiten zwischen sich und dem Arbeitgeber, bei dem Sie sich bewerben: Repräsentiert der Arbeitgeber Werte, die auch Sie vertreten? Sind Sie Kunde des Arbeitgebers? Sind Sie fasziniert von den Prozessen des Arbeitgebers? Gemeinsamkeiten zwischen sich und dem Arbeitgeber, bei dem Sie sich bewerben, finden Sie bestimmt. |
| Schluss |
Geben Sie nochmals ausdrücklich zu verstehen, dass Sie die richtige Person für die Stelle sind. Beenden Sie Ihr Schreiben mit der bewährten formellen Grussformel: «Mit freundlichen Grüssen». Generell gilt: Ihr Motivationsschreiben sollte maximal eine Seite lang sein. |